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一、企業(yè)接受審核前的準(zhǔn)備工作

a)與審核組溝通審核日期、來回交通及食宿安排；

b)接收審核計(jì)劃，向企業(yè)內(nèi)部的體系覆蓋部門負(fù)責(zé)人發(fā)放審核計(jì)劃，提醒其注意首次會(huì)議、末次會(huì)議及所在部門的審核日期及時(shí)間；

c)根據(jù)審核計(jì)劃中的審核員分組情況安排審核場所、向?qū)?、?zhǔn)備供審核員使用的體系文件；

d)體系覆蓋部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)本部門應(yīng)審人員及體系運(yùn)行記錄。

二、現(xiàn)場審核流程

首次會(huì)議→現(xiàn)場審核實(shí)施→與企業(yè)管理層溝通→末次會(huì)議

1. 舉行首次會(huì)議

（1）企業(yè)的準(zhǔn)備工作：

a)確定會(huì)議場地；    b)通知管理層、受審核部門的相關(guān)人員提前到場。

（2）會(huì)議主持：審核組長

企業(yè)與會(huì)人員：一般包括最高管理者、管理者代表、體系覆蓋部門負(fù)責(zé)人，特殊情況下最高管理者可不出席，體系覆蓋部門可由本部門知識(shí)產(chǎn)權(quán)事務(wù)責(zé)任人出席。

（3）會(huì)議內(nèi)容及程序：

a)介紹參會(huì)人員及其職責(zé)；     b)確認(rèn)審核目的、范圍和準(zhǔn)則；

c)確認(rèn)審核計(jì)劃和其他相關(guān)安排，例如審核場所、審核日程、末次會(huì)議的日期和時(shí)間等等；

d)介紹審核方法及所用方法的局限性、獲得審核證據(jù)的方式、審核程序；

e)說明審核中與受審核方的溝通，及可能終止審核的條件與因素；

f)向企業(yè)說明向?qū)У穆氊?zé)并確認(rèn)向?qū)诉x；

g)確認(rèn)己具備審核組所需的資源和設(shè)施，確認(rèn)審核活動(dòng)的限制條件和要求；

h)確認(rèn)有關(guān)保密和信息安全事宜；

i)說明企業(yè)對審核發(fā)現(xiàn)、審核結(jié)論（包括抱怨和申訴）的反饋渠道；

j)請企業(yè)管理層簡單致辭；   k)對企業(yè)提出的疑問進(jìn)行解答。

 2. 現(xiàn)場審核實(shí)施

（1）企業(yè)的準(zhǔn)備工作：

a)確定審核實(shí)施的場所，視審核員分組情況，盡可能每組安排獨(dú)立的審核場所（辦公室、會(huì)議室、培訓(xùn)室均可）；

b)準(zhǔn)備必要的設(shè)備、物資，包括：電源插座、網(wǎng)絡(luò)、茶點(diǎn)等等；

c)為每個(gè)審核小組安排一位向?qū)?，提供一套紙質(zhì)版體系文件。

（2）現(xiàn)場審核過程與方法

現(xiàn)場審核一般采取面談與記錄抽樣檢查相結(jié)合的方法。

面談即受審核部門按審核計(jì)劃上的時(shí)間派出應(yīng)審人員至審核場所接受審核小組的問詢，并在回答交流中提供相關(guān)記錄以證明知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系在本部門有效運(yùn)行。面談開始時(shí)，審核小組一般要求應(yīng)審人員進(jìn)行自我介紹，然后再按審核計(jì)劃中的條款進(jìn)行問答。

記錄檢查基本方法：抽樣。

抽樣是為了對總體形成結(jié)論，在全部數(shù)據(jù)批中，選擇小于100%數(shù)量的項(xiàng)目以獲取并評價(jià)總體數(shù)據(jù)的特征的證據(jù)。審核抽樣的目的是提供信息，使審核員確信能夠?qū)崿F(xiàn)審核目標(biāo)。但對比全面檢查，抽樣具有一定的局限性和風(fēng)險(xiǎn)性，體現(xiàn)于從總體中抽取的樣本也許不具有代表性，從而導(dǎo)致審核員的結(jié)論出現(xiàn)偏差，與對總體進(jìn)行全面檢查的結(jié)果不一致。簡單來說，就是在審核中發(fā)現(xiàn)不符合的部門或過程不一定是出現(xiàn)問題的唯一部門或過程，沒有發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)的部門或過程也不一定不存在問題。審核組提出的審核發(fā)現(xiàn)、作出的審核結(jié)論，根據(jù)的都只是抽取的樣本，而不是全部的運(yùn)行記錄或數(shù)據(jù)。

審核員獲得審核證據(jù)的來源：

a)與企業(yè)應(yīng)審人員的面談；   b)對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工作及條件的觀察；

c)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系文件；    d)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系運(yùn)行記錄；

e)企業(yè)對生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息的匯總、分析和績效指標(biāo)；

f)網(wǎng)絡(luò)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檢索網(wǎng)站及數(shù)據(jù)庫等。

3. 審核組與企業(yè)的溝通

除了審核實(shí)施時(shí)審核員與企業(yè)應(yīng)審人員面談外，審核組和企業(yè)的溝通還包括在審核實(shí)施期間階段性的溝通，及末次會(huì)議前和企業(yè)管理層的溝通。

雙方溝通的代表一般為審核組長和企業(yè)管理者代表。

（1）審核實(shí)施期間階段性溝通的內(nèi)容一般包括：

a)審核的實(shí)施情況和進(jìn)展；    b)需要調(diào)整的安排和需要提供的資源支持。

（2）需要溝通的特殊情況包括：

a)發(fā)現(xiàn)緊急或重大的知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)事故；  b)審核組發(fā)現(xiàn)超出審核范圍的應(yīng)關(guān)注的問題；

c)審核組獲得的審核證據(jù)表明不能達(dá)到審核目的，需要與企業(yè)協(xié)商解決措施；  d)可能導(dǎo)致審核范圍變化的情況。

（3）末次會(huì)議前和企業(yè)管理層的溝通內(nèi)容一般包括：

a)介紹審核的整體情況；    b)確認(rèn)發(fā)現(xiàn)的不符合實(shí)施、提出的不符合項(xiàng)； c)通報(bào)審核組作出的審核結(jié)論。

在現(xiàn)場審核期間的各階段溝通中，企業(yè)管理者代表應(yīng)表現(xiàn)出對審核組的尊重，并給予最大程度的支持與配合，確保現(xiàn)場審核能順利進(jìn)行。

4. 舉行末次會(huì)議

（1）企業(yè)的準(zhǔn)備工作：

a)確定會(huì)議場地；    b)準(zhǔn)備企業(yè)公章，或提前進(jìn)行使用公章申請；

c)提前與審核組溝通確認(rèn)企業(yè)需到場與會(huì)的相關(guān)人員，并提前通知與會(huì)人員會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)；

d)配合審核組打印相關(guān)資料，最高管理者或管理者代表按審核組要求確認(rèn)資料并簽字、蓋公章。

（2）會(huì)議主持：審核組長

（3）會(huì)議內(nèi)容及程序：

a)感謝企業(yè)的配合與支持；    b)重申審核目的、準(zhǔn)則和范圍；

c)介紹審核情況，指出體系運(yùn)行的優(yōu)點(diǎn)與不足，提出及確認(rèn)不符合項(xiàng)； d)宣布審核結(jié)論；

e)說明糾正及糾正措施的期限及驗(yàn)證方式；   f)請企業(yè)管理層作簡單致辭； g)宣布審核結(jié)束。